چابک‌سازی واحد تهران مرکزی با آغاز اصلاح و بهبود فرآیند‌ها/ تفویض اختیار به روسای دانشکده‌ها، توسعه مسئولیت‌پذیری

به گزارش آنا، دکتر محمدعلی کرامتی دارای دکتری مدیریت صنعتی از دانشگاه آزاد اسلامی واحد علوم و تحقیقات و معاون اداری و مالی دانشگاه آزاد اسلامی واحد تهران مرکزی است. وی پیش از این مسئولیت‌های اجرایی متعددی بر عهده داشته است که از جمله آنها می‌توان معاون اداری و مالی، رییس دانشکده مدیریت، مدیرگروه مدیریت صنعتی، مدیر گروه کار‌شناسی ارشد مهندسی صنایع، رییس کمیته دادرسی کارکنان و دبیر و عضو کمیسیون معاملات را نام برد.

کرامتی از سوم مهر سال جاری به عنوان معاون اداری و مالی دانشگاه آزاد اسلامی واحد تهران مرکزی منصوب شد.

گفت‌و‌گوی خبرنگار آنا با وی را پی می‌گیریم.

* مختصری در خصوص حوزه معاونت اداری و مالی و ادارات وابسته به آن در واحد تهران مرکزی توضیح دهید.

- فعالیت اصلی دانشگاه آزاد اسلامی مانند هر دانشگاه دیگری، آموزش و پژوهش است و برای اینکه امر آموزش و پژوهش به بهترین وجه ممکن تحقق پذیرد، لازم است فعالیت‌های متعددی انجام شوند. از جمله می‌توان فعالیت‌ها و همکاری‌های پشتیبانی را نام برد که فعالیت‌های آموزشی و پژوهشی را امکان‌پذیر می‌سازند.

فعالیت‌های پشتیبانی شامل سازماندهی منابع انسانی دانشگاه با کارایی و اثربخشی، تهیه و تدارک تجهیزات آزمایشگاهی و پژوهشی، فراهم کردن ملزومات آموزشی و کمک آموزشی و مدیریت منابع مالی است که اکنون عمدتاً از محل شهریه دانشجویی تامین می‌شود. به طور خلاصه معاونت اداری و مالی شامل دو حوزه فعالیت عمده است؛ یکی منابع انسانی-اداری و دیگری مالی.

* مکانیزه کردن فرآیندهای سنتی و چابک سازی فرآیندهای سازمانی دستور کار حوزه معاونت اداری و مالی سازمان مرکزی است. واحد تهران مرکزی تا چه انداره در این فرایند پیشرفت داشته است؟

- واحد تهران مرکزی نیز بر اساس سیاست کلی دانشگاه آزاد اسلامی به طور همزمان مکانیزه کردن فرایند‌ها و چابک سازی فرایندهای سازمانی را دنبال می‌کند. به نحوی که اکنون تمام فعالیت‌های مربوط به دبیرخانه واحد با توجه به شمار قابل ملاحظه دانشکده‌های واحد و پراکندگی واحدهای آن با استفاده از اتوماسیون اداری انجام می‌شود. این امر نه تنها دقت و سرعت عملیات اداری را افزایش داده بلکه به دلیل حذف مقادیر قابل ملاحظه‌ای از کاغذ در حفظ محیط زیست نیز بی‌تاثیر نیست.

از سوی دیگر با زحمات و پیگیری‌های مستمر ریاست محترم واحد نمودار سازمانی واحد تهران مرکزی که اخیراً تصویب شده با نگاه چابک سازی فرایندهای دانشگاه و امکان تجمیع فرایندهای آن تنظیم شده است. به نظر می‌رسد تهران مرکزی شروع خوبی در اصلاح و بهبود فرایند‌ها دارد و با استمرار این روند می‌توان به چابک‌سازی آن امیدوار بود.

* بخشنامه برقراری حق تخصص کارکنان غیر هیات علمی دانشگاه آزاد اسلامی از سوی معاون اداری و مالی ابلاغ شد. از چه زمانی در واحد تهران مرکزی اجرا می‌شود؟

- همه احکام صادر شده و طی همین ماه اجرا خواهد شد. لازم است از تاکید ویژه جناب آقای دکتر نوابخش ریاست محترم واحد در تسریع صدور احکام حق تخصص فنی سپاسگزاری شود.

* آیا با تفویض اختیار به مدیران زیرمجموعه موافق هستید به نظر شما چه پیامدهایی در نظام مدیریتی دانشگاه دارد؟

- قبل از پرداختن به این سوال لازم است به این نکته اشاره شود که دانشگاه آزاد اسلامی تهران مرکزی علاوه بر اینکه اولین واحد دانشگاه است، اکنون بر اساس معیارهای متعدد، یکی از بزرگ‌ترین دانشگاه‌های کشور به شمار می‌رود. به دلیل همین بزرگی، این واحد در سطح شهر تهران دانشکده‌های متعدد و ساختمان‌های ستادی متعددی دارد.

بزرگی واحد از یک سو و تعدد و پراکندگی دانشکده‌ها از سوی دیگر تفویض اختیار را اجتناب ناپذیر می‌سازد.

خوشبختانه دکتر نوابخش ریاست واحد به خوبی موضوع را تشخیص داده و با برنامه تفویض اختیار به روسای دانشکده‌ها و مدیران را با تاکید بر مسئولیت پذیری و رعایت تام و تمام ضوابط و قوانین دانشگاه آغاز کرده‌اند. به نظر می‌رسد با آغاز این برنامه، تصمیمات اجرایی و اقدامات مربوط به آن‌ها با سرعت بیشتر توسط کسانی اتخاذ و اجرا شود که مستقیماً با مسایل مواجه هستند و مسئولیت آنان را در درجه اول به عهده دارند. قطعاً این رویه باید موجبات توسعه مسئولیت پذیری در واحد را فراهم آورد.

* مهم‌ترین اقدامات انجام شده این معاونت در یک سال گذشته به ویژه در بخش‌های تسهیلات بیمه تکمیلی درمان، ساماندهی وضعیت نیروی انسانی غیر هیأت علمی، چارت سازمانی، آموزش ضمن خدمت و... را تشریح کنید.

- اقدامات معاونت اداری و مالی را می‌توان در حوزه‌های کارگزینی، رفاه همکاران محترم، پشتیبانی و دبیرخانه خلاصه و ارزیابی کرد. در حوزه کارگزینی سعی شده که تمام روند‌ها اصلاح و بازبینی شوند. روندهای که فقدان آن‌ها حس می‌شده است یا در واحد تعریف و به اجرا گذاشته شده‌اند یا به سازمان مرکزی پیشنهاد شده‌اند. کارگروه‌هایی برای انجام بعضی از امور که به نظر گروهی از افراد وابسته بوده‌اند، تشکیل شده است.

در زمینه رفاه همکاران حدود یکهزار و پانصد فقره وام بر اساس ضوابط پرداخت شده است. ۳۳ دوره کلاس‌های ضمن خدمت معادل ۶۷۶ ساعت با بهره گیری از استادان صاحب صلاحیت برگزار شده‌اند. تخفیف شهریه همکاران شاغل به تحصیل اقدام و اعمال شده و مجتمع فرهنگی رفاهی در چهار راه پارک وی تجهیز شده و آماده ارائه خدمات در خورشان همکاران هیات علمی و کارکنان واحد شده است.

مجتمع فرهنگی تفریحی ستایش واقع در سی سرای شمال کشور نوسازی و تجهیز شده و بر اساس ضوابط معینی آماده پذیرایی از خانواده بزرگ واحد تهران مرکزی بوده و بیمه تکمیلی از طریق شرکت تعاونی واحد پیگیری شده است.

در زمینه پشتیبانی، در راستای اهتمام ویژه ریاست واحد به تهیه و تدارک تجهیزات آموزشی و پژوهش واحد، فعالیت عمده‌ای صورت گرفته است، به نجوی که طی چندماه اخیر تجهیز آزمایشگاه‌ها و کارگاه‌های واحد کاملاً محسوس بوده و این امر مستمراً ادامه خواهد یافت تا زمانی که شرایط آزمایشگاه‌ها و کارگاه‌ها بر اساس مقدورات متناسب با بزرگی واحد تهران مرکزی باشد.

اصلاح و بازسازی اداره دبیرخانه و توسعه اتوماسیون اداری توسط این دبیرخانه نیز از دیگر فعالیت‌ها بوده است.

* در راستای توسعه رضایت شغلی و ارتقای انگیزه چه تمهیداتی دارید؟

- جهت گیری کلی واحد توسعه شغلی همکاران محترم و افزایش انگیزه این عزیزان است. قدردانی از زحمات قابل تقدیر همکاران در فعالیت‌های بزرگی چون ثبت نام و امتحانات هر نیمسال از جمله اقداماتی است که در راستای تحقق این جهت‌گیری کلی صورت می‌گیرد. برگزاری نشست کارکنان با ریاست محترم واحد در همین راستا انجام شده است.

اعطای تسهیلات خاص را نیز نباید از نظر دور داشت. به طور خلاصه تاکید ویژه در زمینه رسیدگی به کارکنان خانواده واحد تهران مرکزی صورت می‌گیرد.

*سخن آخر

در آخر باید از همه کارکنان واحد تهران مرکزی به خاطر خدمات صادقانه آنان به دانشجویان این دانشگاه بزرگ قدردانی کرد. سرمایه اصلی دانشگاه، استادان و کارکنان معزز آن هستند امیدواریم که همگی در پیشگاه خداوند متعال عامل به وظیفه و موید باشیم.

گفتگو: فرزانه کندلویی